Manter produtividade e foco nas tarefas estão entre os desafios do home office. Para os profissionais sem costume com a modalidade, o primeiro passo é entender: mesmo em casa, devem cumprir a carga horária acordada com a organização. Entretanto, como manter a rotina e a concentração diante do cenário turbulento?
Para Júlio Silva, analista de recursos humanos, um ponto importante tem sido evitar o bombardeio de informações. “O excesso, muitas vezes fake news, pode causar dispersão em relação às demandas diárias. O ideal é separar um momento no dia, de preferência após o expediente, para se informar por meio de fontes confiáveis”, indica.
Ferramentas de organização
Métodos de gestão visual são aliados da ordenação do espaço em escritórios, empresas e até mesmo indústrias. Displays visuais, telas para acompanhamento de atividades ou recados gerais, gerenciadores de documentos em mesas são algumas das ferramentas capazes de transformar e potencializar o ambiente laboral.
Porém, com aumento no número de pessoas atuando de casa, é necessário fazer uma réplica deste espaço profissional dentro do “escritório caseiro”. Isso pode ser feito por meio da otimização com uma boa gestão visual. Segundo Luanna Roberta Moraes, gerente comercial da Isoflex, localizada na região de Curitiba (PR), uma das melhores opções nestes locais é o quadro de planejamento moppy flex. Ele organiza as informações e tarefas do dia e da semana. “Por ser de baixo custo e adaptável em todo tipo de local, o aparato é de fácil aplicação e remoção, sendo ideal para quem atua à distância”, afirma.
O painel traz como principal divisão três etapas: a fazer, fazendo e feito; facilitando a visualização das atividades e a gestão do tempo. Esse método ainda é customizável, pois permite o uso de post-its, os quais podem ser movidos de acordo com a execução das tarefas.
São indicados também para os ordenadores de mesa e escritório, para auxiliar na estruturação de folhas, anotações, rascunhos e documentos do dia a dia. Para vendedores, por exemplo, é possível categorizar os pedidos por etapas a serem concluídas. Já para quem está no setor financeiro, arquivos com contas a pagar, contas pagas e futuros lançamentos são facilmente arrumados. “Sempre usamos muitos papéis, principalmente em casa, para manter a rotina do trabalho, sendo os escaninhos ideais para essas atividades”, reforça Luanna.
Por último, existe o sistematizador de impressos para mesa horizontal. Ele também traz como benefício a possibilidade de colocar o notebook ou o monitor do computador em cima para ficar mais alto e confortável ao uso. "Desta maneira, resolve-se alguns problemas com apenas um produto, como a ergonomia, e ainda ajuda a deixar o visual da mesa mais clean", complementa a gerente.
Orientações para aproveitar os recursos ao máximo
Veja algumas dicas para dispor melhor a sua tela de gerência visual:
- Trabalhe com cores para deixar o painel bem ocular e identificar os afazeres de forma fácil e rápida;
- Escolha cores para dividir as atividades por setor, por exemplo: verde para Marketing, rosa para Comercial, azul para Financeiro e assim por diante;
- Use post-its coloridos para dividir as ações e demarcar seu andamento: a fazer, fazendo e feito;
- Mova os itens conforme as atividades são realizadas e adicione novas metas seguindo o mesmo padrão de cores;
- Fixe o quadro em local visível e de fácil acesso.
Para controlar tudo de forma on-line, outras opções são o Trello e o RunRun. Conte com o Nube e boa sorte!
