Na literatura e na música o tempo sempre foi um dos assuntos mais abordados. Caetano Veloso, por exemplo, o define como um “compositor de destinos.” Saber administrar as horas do dia é essencial no trabalho e um sinônimo de produtividade e eficiência.
O nome dado para a análise de cronogramas e processos é gestão de tempo. Não é só a definição de quais atividades serão feitas em determinados horários e sim como fazê-las da melhor forma possível para obter maior aproveitamento. Para a coach executiva, Luciana Carreteiro: “não estamos falando de controle e sim de planejamento.”
Além disso, o rendimento laboral caminha em direção contrária à procrastinação. De acordo com a pesquisadora Gloria Mark, da Universidade da Califórnia de Irvine, quando uma pessoa é interrompida, leva cerca de 20 minutos para começar a se concentrar novamente no tema anterior. Ou seja, compreender a duração de um exercício e o momento ideal para realizá-lo é fundamental para evitar a perda de foco e organização.
Para driblar esse fenômeno, Luciana orienta: “é importante estruturar suas pausas. Duas na parte da manhã e duas após o almoço. Dê preferência à interrupções curtas, de no máximo 10 minutos. Não necessariamente precisa ser para tomar um café, pode ser para ler alguma notícia também. Se sua empresa tiver o benefício da ginástica laboral, aproveite para ativar sua circulação e acordar a mente.”
Para melhorar o seu gerenciamento, confira algumas dicas:
Tenha prioridades
Quantas vezes você sentou no computador para realizar uma função e logo se sentiu desesperado ao abrir o e-mail? São demandas novas e constantes. Para lidar com esse fluxo cada vez mais dinâmico nos ambientes profissionais, é necessário desenvolver senso de urgência.
De modo geral, é a habilidade de perceber quais ações devem ser praticadas com prioridade. Para não fazer as coisas com pressa e estresse, Luciana indica: “pegue as três últimas semanas como parâmetro e coloque em blocos seus ‘ladrões’ de tempo: trânsito, reuniões, responder e-mails, redes sociais, academia, entrevistas, ajudar colegas... Veja as possibilidades de eliminar, delegar, reduzir ou aumentar tarefas.”
Acabe com a procrastinação
Pense no seguinte cenário: “se está conectada no e-mail, conseguiria estar concomitantemente no Whatsapp ou na reunião?” Assim, Luciana ilustra como distrações podem prejudicar. Diante de uma rotina em contínuas mudanças, o recomendado é encontrar métodos capazes de auxiliar na absorção. Um exemplo é a técnica Pomodoro, ou seja, dividir o trabalho em períodos de 25 minutos, separados por breves intervalos.
A Coach sugere ainda a regra 80/20: “Basicamente são os 20% influentes nos 80%. Essa obrigação de responder rápido acaba fragmentando nossas ocupações e nos tornando menos eficazes. Ao fazer várias coisas simultaneamente, produzo menos por hora. Interrupções exigem maior foco na hora de voltar atrás.”
Autoconhecimento
Conhecer seu corpo e sua mente é primordial para conduzir sua vida. A alimentação e o sono podem influenciar na sua capacidade de atenção. “Tenha hábitos saudáveis. Procure dormir bem. O organismo não consegue "recuperar" no final de semana e nem os cafés irão te manter sempre acordados. É preciso também comer adequadamente e se movimentar”, alerta a especialista.
A estudante de publicidade, Bianca dos Santos, sugere métodos alternativos: “é um pouco difícil achar um lugar calmo e silencioso no meu local de trabalho. Então, para me concentrar procuro me afastar de todos e ouvir música.”
Planejamento é tudo
Pode parecer clichê, mas tudo começa com planejamento. Iniciar o dia ou até mesmo o mês pensando quais afazeres devem ser concluídos faz toda a diferença. Separe dez ou cinco minutos para anotar - seja no celular, na agenda - suas principais ocupações. No início, coloque até mesmo costumes rotineiros, como ir ao serviço.
Para Luciana, o importante é manter a disciplina e a partir disso, fomentar estratégias de organização. “De nada vale planejar se não irá executar.”
Para ter uma melhor gestão do seu tempo e da sua carreira, acompanhe as matérias do Nube e sucesso!
