Você já conduziu uma reunião considerada improdutiva ou ouviu funcionários comentando a respeito? Apesar de serem necessárias no dia a dia de qualquer equipe e também para a organização, segundo Bain & Company, consomem 25% ou mais da jornada de trabalho. No entanto, não devem ser vistas como perda de tempo.
Para Ana Slaviero, coach e especialista em transição de carreiras, esses compromissos são imprescindíveis na hora da tomada de decisões. “Eles são a melhor opção para chefes e subordinados coordenarem as ações e chegar a conclusões práticas para garantir os resultados esperados”, afirma. Contudo, quando se tornam cansativos, prejudicam produtividade do time. Além disso, é um alerta para a necessidade de uma mudança. Para isso, a especialista separou algumas dicas:
1. Comece e termine no horário: essa é a melhor maneira de iniciar uma reunião com o pé direito. Cria-se também uma cultura respeitada por todos e facilita a programação de futuros encontros.
2. Tenha objetivos claros: isso determina sua eficácia. Estabelecer uma pauta e compartilhá-la antecipadamente permite foco e motivação para alcançar a meta definida.
3. Conduzi-la com liderança: o superior é o responsável por executar pautas dinâmicas e contribuir para o seu progresso. Ele não deve impor suas próprias ideias e precisa saber escutar e compreender os outros.
4. Não ultrapasse o expediente: evite horários próximos do almoço ou do final do dia. A ansiedade e o cansaço interferem no seu andamento, causando perda de foco e concentração.
5. Escolha um ambiente adequado: o local deve ser bem iluminado, com temperatura agradável. Evite lugares com distrações para não perder o foco.
6. Conclua com resultados claros: não deixe dúvidas, faça uma retrospectiva rápida sobre cada ponto discutido e decidido. É interessante criar uma ata e enviar a todos os participantes.
Para a estudante de nutrição, Marcella Motta, de Centro Universitário IBMR, esse encontro pode ser perfeito para trabalhar a motivação. “Deve ser um momento para o diálogo e a expressividade”, diz. Se estivesse no lugar de liderança, Marcella afirma: “estaria aberta a novas ideias e não me colocaria como uma figura de difícil acesso. Escolheria um local onde as pessoas se sentissem bem”.
De acordo com a especialista, quando essas atitudes são implantadas, haverá ótimos resultados não só nesses momentos, mas também para a empresa como um todo. Com uma equipe mais inspirada o rendimento será positivo. Portanto, invista nisso e busque o sucesso de seu empreendimento. Conte com o Nube!
