A tecnologia surgiu para facilitar a troca de mensagens entre as pessoas do mundo inteiro. Nos ambientes corporativos isso não foi diferente. Dentre os canais atuais de comunicação nas empresas, o e-mail é sem dúvida um dos principais. Você sabe fazer um bom uso desse serviço?
Optar por essa ferramenta pode ser uma maneira de passar maior credibilidade e segurança. Com ele, o nome da corporação é projetado para o mundo on-line, criando uma reputação e reconhecimento da marca. Assim, as chances das mensagens serem descartadas diminuem e é gerado um relacionamento mais eficiente com os seus clientes.
Além disso, outra vantagem é a possibilidade de trocar informações interna e externamente. Segundo Fábio Potier, palestrante e diretor executivo da Dataquanti Solutions, do Rio de Janeiro, esse sistema eletrônico possibilita agilizar o trabalho, formalizar solicitações e guardar o histórico. “Outro importante papel é na divulgação dos serviços e produtos do negócio, seja por arquivos anexados, imagens, textos ou links direcionados para outras mídias”, acrescenta o especialista.
Ao falar com o cliente e outros departamentos, Shisleyne Domingos, executiva de contas do Nube, tem o cuidado de ser prática e não cometer falhas. Para isso, ela explica como se organiza: “Antes de enviar, eu sempre releio o conteúdo escrito. Além disso, separo os assuntos por pastas para não me perder”.
É comum cometer alguns descuidos, como encaminhar assuntos para pessoas erradas ou deixar passar alguns erros de português. No entanto, deve se ter muita atenção, pois isso pode manchar o nome do empreendimento. “O e-mail é uma ferramenta de apoio e deve ser utilizada como um meio e não como uma finalidade. Ele pode ser mocinho ou vilão”, conta Potier. Por conta disso, o especialista dá algumas dicas:
Mantenha a objetividade: a ferramenta é prática, textos extensos podem não ser os mais eficientes. Procure ser coeso e assertivo;
Passe x Repasse: utilize para fins profissionais, evite propagação de mensagens pessoais ou correntes;
Evite: assuntos polêmicos, discussões ou debates. Não cabe a esse recurso determinados temas.
Revise: leia a mensagem antes de enviá-la. Nesse momento possíveis erros gramaticais, ortográficos e de concordância.
Seja ético: seja ético e cortês e evite gírias e frases questionáveis;
Direcione: procure realizar o envio somente para quem interessa, evite envolver outras pessoas.
Gostou das dicas? Fazer o bom uso desse mecanismo de comunicação pode e te auxiliar a se destacar em sua carreira!
