Em um meio corporativo cada vez mais competitivo, promover jornadas de sucesso a estagiários e jovens aprendizes, estar antenado às tendências e promover pautas socioambientais já não é mais o suficiente. É preciso saber vender o próprio peixe. Para isso, o contato com o público por meio de eventos, tanto do lado de organizador quanto no de convidado, pode ser essencial.
Processo de montagem
Organizar uma cerimônia é uma tarefa complexa. Não basta armar o palco e convidar um palestrante. Cada um dos passos requer uma série de ações, como a busca por um local adequado, a negociação de preços, a estimativa de presença, a avaliação da infraestrutura técnica e acústica, e muito mais.
O mesmo vale para a contratação dos apresentadores. É preciso cruzar interesses, horários e, claro, contrapartidas. Os custos, por sua vez, também não ficam de fora. De acordo com um levantamento realizado pela Associação Brasileira de Empresas e Eventos (Abeoc), a despesa média para a montagem de uma mostra corporativa, no Brasil, com cerca de 500 convidados, é de 150 mil reais.
Networking
Frente a tantos desafios, resta a pergunta: qual o seu trade off? O networking. Quem dá o real valor ao encontro não são os palanques, tampouco a estrutura de gala. Porém, as pessoas. Alocar diferentes coordenadores, gerentes, diretores e CEOs, de inúmeras instituições, no mesmo lugar é o pote de ouro. “Estar no meio de quem movimenta o mercado é a receita para o êxito. Por isso, sempre nos projetamos”, pontua o presidente do Nube, Seme Arone Júnior.
Uma maneira eficiente de potencializar esses momentos de conexão é por meio da distribuição de estandes. Um grande centro de convenções – sem seus expositores – não passa de um galpão vazio. Preencher o espaço é a base. A partir disso, a circulação pelo local torna-se um fluxo natural e a integração vira mote da comemoração.
Arone Júnior vai além do simples comparecimento, enquanto representante corporativo, e fala de uma transformação em produto. “Precisamos atestar a nossa presença. Fazemos isso por meio de coberturas em vídeo. Não importa o congresso, sempre estamos acompanhados da TV Nube – um esforço para converter um bate-papo em reportagem, exposição e exaltação. Quem não gosta de aparecer?”, indaga.
Conteúdo
A programação de uma feira é a sua identidade. Portanto, precisa refletir os propósitos da corporação. Isso deverá ser feito por meio de conteúdos atraentes, capazes de adicionar algo ao público – como exemplos de soft skills e sua aplicação no setor. É necessário surpreender o espectador.
Para acrescentar leveza aos debates, um toque sutil: a integração. “Seja em atividades internas – como campanhas e comunicados – ou em cerimônias externas, defendo sempre uma conexão mais lúdica. Nos aproximamos de quem aceita sair um pouco do ritual corporativo e se atreve brincar conosco”, complementa o presidente do Nube.
Alavanque seu evento
Perante um cenário em constante mudança, os estabelecimentos precisam se posicionar de forma institucional para manter sua relevância. A fim de estruturar um evento de êxito, é insubstituível seguir algumas orientações primordiais. O Nube separou as seguintes dicas:
Atente-se ao orçamento: antes de definir qualquer aspecto do programação, é crucial estabelecer os valores. Sem sua definição, praticamente nenhuma decisão pode ser tomada.
Defina objetivos: o que a companhia espera alcançar com o encontro? Gerar leads, promover a marca, divulgar um produto ou serviço? É preciso ter cada uma dessas respostas na ponta do lápis para, então, estruturar a conferência.
Estipule um público-alvo: pergunte-se qual a sua cara e seus interesses. A partir disso, deve-se construir um produto personalizado – capaz de encantar individualmente o grupo de convidados.
Organize seu cronograma: elenque as etapas de planejamento em uma lista de tarefas. Assim, será mais fácil decidir alguns aspectos e detalhes da reunião, além de garantir a lembrança de cada item.
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