Quando o assunto é a gestão de despesas corporativas, empreendedores de todos os tipos sentem cada vez mais vontade de diminuir gastos e aumentar os resultados, sem afetar o rendimento e entusiasmo do time. Tendo em vista esses pontos de atenção, essa pode ser uma tarefa difícil de ser concluída. Contudo, certas ferramentas de mercado existem para auxiliar nessa demanda, como a geointeligência. Unida a um conjunto com a análise de dados, ela consegue ajudar as empresas a diminuir desembolsos de forma significativa. Ademais, cuidados com a administração de números internos também fazem total diferença. Saiba mais sobre essas ações e como conseguem elevar o nível de um negócio!
A busca constante por economia de verba
Um estudo da Global Business Travel Association (GBTA) aponta o fato de como processar um único relatório de despesas leva, em média, 20 minutos e custa US$ 58, enquanto 19% dos arquivos como esse apresentam erros, necessitando mais 18 minutos e US$ 52 adicionais para a correção. Os sumptos mais comuns estão relacionados ao transporte, com aplicativos de mobilidade, passagens aéreas e combustível. Porém, outras questões também aparecem, como alimentação, hospedagem, materiais de escritório e de limpeza.
Ciente desse consumo e de como poderia afetar diretamente o bom funcionamento do estabelecimento, gestores costumam ir atrás de maneiras significativas para lidar com esse impasse. Nesse contexto, a geointeligência pode contribuir bastante e atiçar a curiosidade de muitos.
O que é geointeligência?
Capaz de reconhecer a distribuição de objetos no tempo e espaço, fazendo analogias e revelando padrões válidos, esse artifício tem a capacidade de extrair informações relevantes para uma tomada de decisão, por meio de elementos em alta frequência. Esse é um recurso de Inteligência Artificial (IA) com a possibilidade de ser inserido em variados setores, visando analisar em tempo real o comportamento de “ativos” em geral, proporcionando alertas importantes para reduzir riscos e gastos em até 15%.
Ligando-a com a análise de dados em outros campos, as possibilidades se elevam consideravelmente. “Durante esse período de alta concorrência para se diferenciar no mercado, quem se destaca são aquelas conseguindo antecipar tendências ou detectar oportunidades”, explica Gustavo Koltz, gerente de produtos e delivery da Viasat, INTELIE.
Logo, essa junção de serviços se faz como essencial, resultando em conhecimentos indispensáveis para as marcas. “É necessário haver foco na geração de relatórios. Por meio deles, será possível obter dados a fim de transmitir maior visibilidade em tempo real da operação e a capacidade de identificar as lacunas a serem preenchidas para permitir o aumento da eficiência”, pontua o gestor.
No geral, antigamente, essa tarefa de produzir diagnósticos referentes a uma área era algo complicado, demandava um grau elevado de tempo e atenção. Contudo, com a evolução tecnológica, todo esse procedimento tende a ficar cada vez mais acessível, assim como já houve um barateamento, possibilitando a redução de até 30% de tempo gasto na realização. “Somente dessa maneira as organizações passarão a ser mais assertivas em suas decisões e terão as orientações corretas para planejar os próximos passos. Consequentemente, elas estarão aptas a definir cenários, otimizar processos e, principalmente, executar o chamado ‘cultura data driven’, a qual significa ‘tomada de decisões baseadas em análise e interpretação de dados’ para, efetivamente, reduzir custos, aperfeiçoar o nível e o desempenho de negócios”, finaliza o especialista.
Dicas para se atentar e solucionar grandes montantes com a equipe
Independentemente do âmbito de atuação, companhias variadas demonstram o desejo de oferecer uma excelente experiência ao funcionário, com motivação, bem estar, chance de crescimento e bom rendimento. Todavia, a vontade de fazer tudo isso e sem causar grandes montantes financeiros a corporação também faz parte desse contexto. Veja agora dicas de como realizar esse sonho:
Inclua a política de gastos na cultura do estabelecimento: um problema comum é rastrear e restringir verbas fora da política sem impedir aos contratados comprarem o necessário, quando precisam. Por isso, todas as regras de despesas e reembolsos devem ser alinhadas com os integrantes do grupo antes de realizar compras. Ademais, é papel da instituição se manter aberta ao diálogo sobre o assunto, tirando dúvidas e recebendo sugestões.
Adote iniciativas contra roubo de dados: essa é uma das razões para se evitar cartões empresariais. Estima-se, na próxima década, uma perda de US$ 400 bilhões por fraudes nessa indústria global. “Para as empresas, isso gera mais um ponto na jornada da gestão de despesas", comenta Eduardo Vasconcellos, diretor financeiro e cofundador da VOLL.
Automatize os processos e faça análise de elementos: inserir a inovação nas demandas econômicas torna a vida do subalterno e do líder mais tranquila. “Quanto mais automatizado o processo de gestão de despesas for, mais fácil e rápido se torna a análise de padrões de comportamento de gastos por parte da equipe administrativo-financeira”, explica Eduardo.
Não abra mão da transparência: quando lidamos com dinheiro, ser verdadeiro e sincero é fundamental em ambas as partes envolvidas. Isso evita dúvidas, retrabalho e também desconfiança, um ponto o qual pode desencadear problemas mais sérios. A transparência começa no diálogo e na inserção da política de gastos na cultura da firma, indo até a criação de documentos disponíveis para consulta contendo detalhes de todas as transações.
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