Estamos prestes a virar o ano, por isso os dias parecem cada vez mais corridos, afinal a vontade de fazer tudo antes de 2022 acabar é cada vez maior. Porém, vale frisar como 48 horas não serão suficientes para compensar as coisas deixadas de lado. No entanto, para aproveitar o instante seguinte, planejar as suas datas e organizar as tarefas pode ser uma medida fundamental para aproveitar ainda mais os 365 dias adiante. Então veja, nesta matéria, como otimizar o tempo e executar as suas atribuições com assertividade.
Com o que as pessoas costumam gastar o tempo?
Alguns afazeres são indispensáveis em nossa rotina, os quais devem ser considerados sem exceção e com prioridade, como um sono regular. Esse aspecto é extremamente relevante para as outras responsabilidades serem alcançadas com sucesso. Apesar de isso ser um conhecimento efetivo, as pessoas ainda não têm essa atitude como um bom hábito. De acordo com os dados levantados pela White Paper, 45% da população sofre com a privação do sono. Isso representa 3,4 bilhões de indivíduos ao redor do mundo. Essa ausência pode ter inúmeros impactos negativos sobre a nossa saúde e desenvolvimento, logo, não deve ser um viés considerado para ganhar mais horas.
Outro aspecto importante é a alimentação, esse instante deve ser efetivo e recorrente no cotidiano. Isso porque essa ação é responsável por entregar energia para continuarmos os afazeres, principalmente, durante a jornada de trabalho. Segundo uma avaliação realizada pela Organização Internacional do Trabalho (OIT) uma nutrição inadequada no ambiente laboral pode reduzir até 20% da produtividade e da eficiência dos colaboradores.
Fora esses dois fatores essenciais, além de considerar os estudos e o momento dedicado ao ofício, os indivíduos intercalam esse tempo com outras atividades. Nesse sentido, o próprio Núcleo Brasileiro de Estágios (Nube), fez uma análise por meio do questionamento: “Qual destas atividades ocupa mais seu tempo? “, a maioria tem costume de gastar as suas horas on-line. Sendo assim, dos 6.267 respondentes, 57,78% navegam na Internet, 25,53% focam em ler (livros, revistas, jornais), já 10,77% dizem ser ver TV, por fim, apenas 5,76% se ocupam ouvindo rádio.
A partir da priorização de atribuições como essas, a procrastinação pode alcançar o dia a dia. “Ao deixar de fazer algo e focar em outras atividades sem relação com o seu trabalho, ou até mesmo subestimando o tempo disponível para realizar as suas tarefas, são alguns erros cometidos com o destino a esse mau hábito”, alerta o especialista em gestão organizacional, Daniel Alves.
Afinal, como gerir o seu tempo e ser mais produtivo?
Para ampliar o conhecimento sobre essa pergunta, o Nube publicou outro levantamento a partir da questão: “Como você otimiza seu tempo no trabalho?”. Dos 22.446 entrevistados, 44,69% diz planejar todas as atividades, 16,38% preza pela objetividade, 14,60% mantém o foco na tarefa de maior retorno para a empresa, já 11,01% usa a técnica de fazer uma coisa de cada vez, apenas 8,13% evita não se dispersar com futilidades. Dentro dessa mesma perspectiva, Rogério Silva, CEO do Cebrac, lista seis dicas de como diminuir o desperdício de prazo:
1 - Defina um horário para responder e-mails e mensagens: segundo o levantamento da consultoria BTA, Betania Tanure Associados, (consultoria de desenvolvimento empresarial), mostrou como 26% do tempo é gasto apenas com o uso de softwares e aplicativos de mensagem. Então, estipule um horário, por dia, para se dedicar a essa tarefa;
2 - Mantenha o ambiente organizado: a organização é fundamental para a produtividade, locais bagunçados causam desconforto e prejudicam o foco. Já os lugares limpos e arrumados geram mais criatividade e bem-estar;
3 - Produza as tarefas em blocos de tempo para não negligenciar as folgas: é muito comum algumas pessoas pensarem como otimizar o tempo é passar todas as horas disponíveis do dia fazendo apenas uma coisa. No entanto, pelo contrário, elas deveriam, na verdade, estar descansando. Assim com as missões bem distribuídas ao longo da semana ou do mês, é possível curtir as folgas;
4 - Saiba priorizar as suas atividades dentro do prazo disponível: saber utilizar o tempo disponível para a contribuição laboral é fundamental. Dessa forma, escolher qual tópico precisa ser resolvido com mais rapidez basendo-se em critérios como urgência ou dificuldade, é uma maneira de aumentar a produtividade, ou seja, focando nas coisas com real importância;
5 - Quebre atividades grandes em partes menores: a checklist não precisa ser cumprida de uma só vez. Sendo assim, ao invés de fazer uma ocupação por ocorrência, quebre-as em etapas menores, essa prática de otimização de tempo possibilita o colaborador a realizar por partes até concluir tudo;
6 - Use aplicativos ou cronogramas de gerenciamento de tempo: as ferramentas de planejamento de tarefas auxiliam a equipe e os gestores a terem um panorama da distribuição das atividades e, se necessário, flexibilizar algum prazo ou data.
Colocar essas dicas em prática é essencial para os profissionais. Ainda mais nos dias de hoje, afinal rotina está cada vez mais corrida, especialmente, para aproveitar essa época de fim de ano com amigos e familiares. “Atualmente, muitas companhias procuram por colaboradores multitask, ou seja, com a capacidade de realizar várias tarefas, mas sem perder a qualidade na entrega. Logo, para todas as demandas serem atendidas no prazo e ainda alcançar um instante livre é preciso administra-lás bem. Isso tudo pode ser feito separando-as em grau de relevância, mantendo o hábito de organização e disciplina”, finaliza Silva.
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