Organização é uma habilidade listada em muitos currículos, apesar de comum, ela continua sendo um requisito relevante para qualquer perfil profissional. No entanto, ser regrado não é uma tarefa fácil na prática, afinal, nossa rotina é repleta de imprevistos. Porém, isso não é motivo para deixar de se planejar, pois esse costume tem influência em nossa produção. Seja em seu estágio, aprendizagem, escola ou faculdade, veja nesta matéria a importância dessa competência e como é possível cumprir com essa missão.
O que é organização?
A palavra remete ao sinônimo de ordem, mas também ao buscar seu significado é possível encontrar classificações como: combinação de esforços para realizar algum propósito. Isso já é suficiente para compreender a função dessa habilidade. Quando falamos diretamente de uma pessoa nesse parâmetro surgem outras explicações. “Um indivíduo coordenado é aquele com foco para efetuar as suas atribuições cotidianas. Para isso, é necessário ter comprometimento, ou seja, estimular o pensamento para encerrar o dia somente depois de cumprir com as atividades propostas”, descreve Fernanda Piacesi Barbosa, mentora de carreiras e liderança.
Não estabelecer o mínimo de planejamento pode te prejudicar no momento de lidar com demandas e na construção da sua reputação corporativa
Essa característica não nasce com você, logo, é preciso desenvolvê-la. Ao não mediar os afazeres destinados em quantidade e prioridade, acaba sendo normal a sensação de afogamento. “Sempre recebo queixas de sobrecarregamento, em sua maioria, alegam ter muitas coisas para tomar conta ao mesmo tempo. Isso tira a atenção, pois qualquer outra solicitação gera ainda mais tensão", aponta Fernanda, também líder de equipes. Dessa maneira, atrasos em prazos e má qualidade no serviço podem surgir com constância, pontos repudiados no mercado de trabalho.
Para manter uma postura correta e se destacar na profissão, prezar por disciplina é fundamental. A Associação Brasileira de Recursos Humanos (ABRH) indica como esse recurso contribui na construção da imagem dos colaboradores. “Funcionários organizados conseguem desenvolver funções com mais eficiência e são bem-vistos pelas companhias, pois geram melhores resultados sem desperdiçar o período”, afirma.
Fernanda já foi gestora em diversas empresas de referência no meio corporativo, com mais de dez anos de experiência, ela afirma o quanto essa atitude é importante para a evolução empresarial e completa a indicação da instituição anterior. “O principal motivo é a nossa avaliação e observação pelos demais. Estamos submetidos a uma análise diária, independentemente do cargo exercido. Considerar e aprimorar essa competência induz a criar responsabilidade e amadurecimento”, aconselha a graduanda em relações públicas.
Hábitos nem sempre são boas práticas, alguns deles têm conexão direta com falta de organização e produtividade
Existem elementos com a aparência de inofensivos, o costume com eles em nossa vida faz os malefícios passarem despercebidos. Um exemplo disso é o nosso próprio celular, apesar de ser extremamente útil e indispensável na atualidade, essa ferramenta é repleta de distrações, então seu uso deve ser administrado com certos cuidados. Saiba sempre priorizar seus momentos. "Eu não tenho nenhuma notificação no meu smartphone e nem no computador. Isso me ajuda a focar e entregar os resultados esperados”, compartilha Fernanda.
Começar um planejamento não é uma missão impossível
O livro “O poder do hábito", de Charles Duhigg fala sobre como concretizar uma conduta. Segundo ele, esse processo demora cerca de 21 dias, ou seja, repetir um ato diariamente até completar três semanas pode torná-lo habitual. Outras indicações de exemplares para guiar sua trajetória organizacional, você encontra todo final de semana aqui no blog. Com base nisso, a especialista afirma: “Ter iniciativa é o bastante para achar mecanismos auxiliares ao aprimoramento e adaptação”, propõe.
Autoconhecimento é essencial para se organizar
Cada ser humano é único, esse fato deve ser sempre lembrado. Ele é relevante para suspender uma cobrança desnecessária quando começamos uma mudança. A comparação com outras personalidades é um problema recorrente, por isso, entender suas diferenças e saber usá-las a seu favor para criar a sua checklist pode tornar o andamento mais simples. Pensando nisso, faça testes, com diferentes horários, lembretes, controle de tempo, anotação e etc.
O ambiente é um elemento influente no sucesso da organização
Concentrar-se em um local barulhento é uma missão difícil, ao comparar essa situação com a poluição visual conquistamos o mesmo efeito, obstáculos para nos mantermos abstraídos. “Existem diversas pesquisas para comprovar como o nosso interesse está conectado com a arrumação. Nós temos a capacidade limitada de sustentar a atenção, mas podemos exercitar a mente da mesma maneira feita com os músculos: com treino e dedicação ficamos mais fortes”, diz a mentora. Para compor um local ideal, a ABRH também orienta:
Sistematizar o lugar: deixar poucos objetos a vista e liberar espaço;
Organizar os materiais: saber onde cada coisa está guardada e deixar os diferentes itens separados, como uma gaveta de canetas, outra de documentos entre outros;
Usar agendas físicas ou virtuais: anotar sempre no mesmo local pode evitar a perda de um prazo ou compromisso.
Vejas as alternativas de rotina indicadas:
Começar do zero pode causar uma confusão, então, tome modelos como um esqueleto para montar o próprio planejamento. Fernanda sugere examinar as atitudes em três divisões temporais, desse jeito os objetivos ficam tangíveis. “Separar em longo, médio e curto prazo. Isso significa pensar em tudo almejado e colocar numa enorme lista, ela será o seu longo prazo. Depois, você vai priorizando tarefas a serem concluídas na semana, como médio prazo. Por último, colocar suas três tarefas diárias para referenciar o curto prazo”, recomenda.
O método pomodoro é uma técnica criada por Francesco Cirillo, em 1980, apesar de antiga, a sua aplicabilidade não caiu em desuso. Consiste em desconsiderar tudo por 25 minutos em função de se dedicar ao dever, esse período é denominado pomodoro. Ao finalizá-lo é preciso pausar por cinco minutos e depois seguir uma sequência com quatro repetições. Após cada uma dessas, é necessário adotar um intervalo de meia hora. Assim, a procrastinação consegue ser evitada.
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