Produzir mais, em menor tempo e de forma eficiente e com diminuição de custos. Essas questões sempre permeiam o ambiente de trabalho. Mesmo com a busca por soluções, alguns elementos na rotina de atividades podem dificultar nossa performance, seja durante o estágio, aprendizagem ou dia a dia como efetivo. Um exemplo é o uso das redes sociais de forma desmedida.
No Brasil, a população é a terceira do mundo mais apegada a essas plataformas, com 3h42min gastos ao dia com as mídias, segundo dados da plataforma CupomVálido. O país fica atrás das Filipinas, em primeiro lugar com mais de quatro horas e da Colômbia, segunda colocada, com 3h45.
Segundo o especialista em inovação, criatividade e excelência operacional Marco Santos, da empresa Marco Santos Pro, o cotidiano de cada colaborador pode estar impregnado de maus hábitos, os quais desembocam em baixa produtividade. "Diversas ferramentas, como celulares, são importantes para as atividades. Porém, quando utilizadas de forma não planejada, se tornam 'ladrões' de tempo”, destaca.
Abaixo, o especialista aponta oito passos para melhorar a produtividade. Veja:
1 - A mudança é necessária
O primeiro passo é assumir a necessidade de mudar, afinal, se manter nas velhas rotinas não impulsiona a melhoria das suas entregas. Caso contrário, segundo o especialista, não há mágicas ou truques duradouros. "Existem inúmeros aplicativos os quais auxiliam das mais diversas formas para se tornar mais produtivo. Entretanto, se não houver disciplina e comprometimento, logo esses artifícios serão abandonados", explica.
2 – Busque aperfeiçoamento
A busca por aperfeiçoamento profissional constitui na base para uma transformação embasada em aspectos técnicos e científicos. Isso acelera o aprendizado. Alguns cursos rápidos podem facilitar a conquista desse objetivo. Um exemplo é o workshop gratuito on-line Produtividade Exponencial, da Marco Santos Pro.
3 - Tenha paciência
A melhoria no fluxo de produção não acontece de uma hora para outra. É necessário entender como essa adaptação demanda tempo. Segundo Santos, conforme existe compromisso e regularidade com as trocas de atitudes, os benefícios se destacam e as pessoas vão obter cada vez mais prazer e retorno.
4 - Derrube o mito da multitarefa
Fazer muitas atividades de uma vez é algo comum. Porém, isso gera falta de foco. Como consequência, o rendimento pode cair. "Tendemos a pensar como fazer mais coisas ao mesmo tempo é ser mais eficiente. Isso faz sua atenção ficar dispersa, o risco de errar é maior e não se termina bem, nem uma coisa, nem outra", afirma.
Esse foi um dos preceitos deixados para trás por Alice Ferraz, estudante de arquitetura. “Eu tinha o costume de me lotar de coisas para fazer e começá-las todas juntas. Isso dava uma confusão gigantesca porque, obviamente, não conseguiria controlar o fluxo, nem as entregas”, conta.
O seu estágio a fez enxergar as coisas de outra forma. “Tento sempre definir meus limites diários e fazer um organograma de onde começar e até onde irei. Isso possibilidade manter o calendário organizado e eu não fico brigando mais com o relógio”, destaca a universitária.
5 - Delegue tarefas
Ao invés de tentar “abraçar o mundo”, o profissional pode delegar funções a outras pessoas. "Além de ajudá-las a se desenvolver, você ganha tempo para fazer outras atividades. Porém, não esqueça de acompanhar o status das incumbências passadas, pois, apesar de não estarem sob sua execução, ainda são de sua responsabilidade", pondera.
6 - Faça intervalos entre as atividades
Se já temos nossa hora de almoço, café da manhã e lanche no trabalho, coloque mais algumas pequenas pausas entre uma atividade e outra. Delimite um tempo de, por exemplo, 25 minutos, no qual você ficará mais direcionado a uma atividade e, depois disso, faça uma pausa de cinco minutos para refrescar as ideias. "Nesses momentos, desabilite notificações do celular e da Internet, afaste o aparelho e avise às pessoas próximas a impossibilidade de ser interrompido. Quando você para um processo, existe um vão enorme até conseguir voltar à concentração de fato”, explica.
7 - Dificulte seu acesso às redes
Facebook, Instagram, WhatsApp e outros podem tanto auxiliar no trabalho, quanto atrapalhar o desempenho e nos levar a ficar vários minutos concentrados em algo fora das nossas obrigações. O especialista indica ser possível tornar o acesso a esses apps e sites mais difícil. Uma opção é removê-los das abas de favoritos do navegador ou colocar os recursos dentro de outras pastas de difícil acesso.
8 - Planeje o dia seguinte
Ao final de um dia, pegue papel e caneta e pense nas ocupações não terminadas ou até mesmo nas ainda por vir. Isso vai tornar claro aquilo realmente importante a ser feito. Esse é um bom momento para a priorização das tarefas mais relevantes.
De acordo com Santos, portanto, é indispensável despertar a consciência para aquilo incapaz de agregar valor para a sua vida e das pessoas com as quais você se relaciona. “A partir daí, estabelecer planos de ação para atacar esses pontos", conclui o especialista.
