O trabalho remoto não era algo comum para tantas corporações, mas por conta do distanciamento social, grande parte delas precisou se adaptar rapidamente a esse modelo. Porém, nem todos os líderes estavam prontos para gerenciar uma equipe a distância, fator capaz de dificultar o dia a dia.
“O maior desafio é conseguir motivar as pessoas virtualmente, ainda mais em um momento tão delicado para a sociedade em geral. Por isso, os diretores devem ter consciência da importância de exercerem seu papel com empatia”, afirma Helena Costa, psicóloga na Clínica do Ser, em Brasília (DF).
Outro dilema é a falta de profissionais capacitados para treinar coordenadores de times em home office. Entretanto, na visão de Daniel Schwebel, gerente nacional da Workana no Brasil, mesmo se as equipes já estiverem em casa, superar esses obstáculos não é algo assim tão complicado. "Existem estratégias para as empresas seguirem e certamente vão ajudar nesse momento, como ferramentas digitais e integração de equipe".
Veja abaixo as dicas elencadas pelo especialista:
- Aproveitar a tecnologia
Há diversos sistemas, muitos deles gratuitos ou bastante acessíveis, e podem ajudar não só na atuação virtual, mas também na rotina em escritórios. Aplicativos on-line, como Asana, Google Suite, Slack, Skype, Zoom, Toggl, Office on-line, Dropbox, Trello, Calendly, etc. Tem recursos até mesmo para coordenar adequadamente as atividades de profissionais alocados em diferentes países, horários e desempenhando tarefas distintas. Cada gerente deve identificar e selecionar os aparatos mais compatíveis com as necessidades do setor.
- Capacitação em novas ferramentas
Decidiu implementar ferramentas inéditas? Ótimo! Contudo, é importante não se esquecer de capacitar a equipe e orientar como cada uma delas deverá ser utilizada. O uso de novos métodos não é mais um processo complicado e sim algo essencial para a evolução clara e efetiva dos projetos.
- Integração de equipe
Um bom processo de capacitação e inclusão é chave para os colaboradores se integrarem rapidamente às suas entregas, além de acelerar a curva de aprendizagem. De forma remota, o onboarding do time pode não ser o mesmo, mas ainda assim é muito relevante.
Invista tempo e esforço para criar um protocolo de boas vindas à instituição e deixe claro para cada profissional as metas esperadas, quais são e como usar cada uma das ferramentas de trabalho disponíveis, bem como a cultura e os valores organizacionais, entre outras coisas.
- Trabalhar por objetivos
Absolutamente todos os manuais e livros sobre produtividade concordam: o segredo do sucesso está em dividir tarefas grandes em ações menores, delegar e estabelecer prazos para cada uma delas. Isso também se chama trabalhar por objetivos e é uma forma de melhorar, organizar e colocar dentro de um mesmo calendário o labor colaborativo.
Dois aliados imprescindíveis são: o cronograma de atividades e os critérios dos objetivos SMART (acrônimo para Specific, Measurable, Attainable, Relevant e Time Bound; em português significa: Específico, Mensurável, Alcançável, Relevante e Tempo).
- Documentar os horários e formas de comunicação
Ninguém precisa responder um e-mail com mudanças urgentes às quatro da manhã, nem necessitaria interromper sua sessão de ioga para enviar um arquivo ou resposta adicional. Em um grupo com integrantes realizando diversas atividades, é essencial estabelecer a comunicação, canais e tempos de respostas de forma estratégica desde o começo, assim como ter a certeza do cumprimento dos pontos por parte de todos.
Por exemplo, pode ser muito simples determinar um único canal para todas as emissões, como Skype ou Hangouts. Além disso, é relevante todos saberem o horário de trabalho de cada membro para não haver mensagens desnecessárias ou cobranças excessivas no período livre dos colegas.
- Fomentar atividades de equipe
Uma das desvantagens sempre mencionadas com relação ao expediente realizado na residência é o sentimento de solidão e isolamento experimentado por alguns. Além do impacto na esfera da vida particular, existe o risco de, ao não sentirem uma conexão pessoal com o restante da equipe, haver perda de motivação e comprometimento. Por isso, é importante fomentar e planejar atividades frequentes de grupo, as quais podem incluir videoconferências semanais, dinâmicas etc.
- Motivação
Existem muitos elementos os quais nos motivam: a retribuição econômica, gostar da função, o reconhecimento por um resultado e, claro, a capacidade de encontrar um propósito e um objetivo bem definido ao final de nossos esforços.
Como diretor, deve-se ter a interferência direta a respeito do reconhecimento dado aos funcionários e na maneira como é comunicado o intuito final do projeto. Não se trata apenas de solicitar uma criação brilhante, por exemplo, para uma Landing Page. O ideal é contagiar com entusiasmo para conseguir um redação persuasiva e original capaz de incrementar as vendas e também de retroalimentar o profissional com os resultados positivos do seu trabalho.
- Feedback
A devolutiva constante, tanto positiva quanto negativa, é fundamental para otimizar os resultados de maneira constante. Manter proximidade das pessoas, apontar as possíveis melhorias e estabelecer um canal aberto de contato são essenciais para haver confiança e alinhamento de expectativas.
- Dar boas vindas a cultura do erro
A cultura do erro pode ser resumida como deixar de interpretar o erro como algo negativo o qual precisa evitado a todo custo e dar o lugar a uma oportunidade imbatível para manter processos de otimização e constante evolução. Deixar um espaço para o deslize inteligente significa estar em busca contínua de forma criativa e nova de fazer as coisas, porque a cada nove falhas, uma dará certo e trará melhores resultados.
- Ter parceiros de confiança
Finalmente, é muito comum as companhias precisarem de apoio externo para gerenciamento de equipes ou até mesmo a contratação de profissionais remotos para soluções pontuais necessárias. Se sua corporação não tem ainda um e-commerce, por exemplo, isso com certeza se tornou uma urgência após o isolamento.
Conte com o Nube e boa sorte!
