Reuniões são muito comuns no ambiente de trabalho. Contudo, nem sempre alcançam o objetivo final e, por vezes, excedem o horário. Para auxiliar a otimizar tempo e garantir o resultado final, o Nube listou algumas dicas importantes. Descubra tudo sobre o assunto.
Apesar de ser um ótima ferramenta para alinhar os projetos e deixar a equipe antenada sobre o desempenho do trabalho, esse encontros precisam ser geridos com cuidado. De acordo com o CEO da Agência ISSO É.com, Alex Villaverde, alguns passos são importantes para realizar uma conferência eficiente e produtiva.
1 - Analise a necessidade: em muitos casos, e-mails ou relatórios geralmente são suficientes para atualizar as informações para seu grupo.
2 - Planejamento da reunião: defina o objetivo e divida os assuntos em tópicos. Depois, estime o tempo (em minutos) para cada tema. Atenção: não demore mais de 1h.
3 – Convocação: crie uma agenda com os principais dados do participante e convoque os interessados com papel fundamental. Envie a pauta para todos, destacando o foco principal e aponte o horário de início e término. Um dia antes, envie lembrete ou ligue para confirmar.
4 - Estrutura e Abordagem: elabore uma estrutura para sua reunião. Se você expuser qual resultado está buscando, isso despertará nos participantes mais interesse e tornará o encontro mais eficaz.
5 - Assuma a Reunião: tenha boa liderança, mantenha-se firme ao assunto, pois essa é a chave para manter o roteiro. Não esqueça do período para cada tópico e nem deixe assuntos pessoais entrarem nas discussões. Deixe um relógio a mostra e controle o tempo.
6 - Feedback dos participantes: todos devem ser ouvidos, é responsabilidade do gestor da reunião fazer essa condução ser efetiva. Logo, evite impor sua opinião constantemente, ouça, pondere e pense bem. Evite a tentação de descartar ideias imediatamente – mesmo quando elas parecem ser absurdas. O objetivo deve ser debater ideias.
7 - Plano de Ação: distribua as tarefas da reunião e analise os objetivos. Destaque as próximas ações e os envolvidos.
Dica: Se no final, o grupo não obtiver nenhuma ação, a reunião foi totalmente improdutiva.
“Aborde os temas com seriedade, tenha respeito pelos participantes e mantenha o foco. Dessa forma, certamente, será um sucesso”, finaliza Rafaela Gonçalves, analista de treinamento do Nube.
Agora é com você. Coloque as dicas em prática e boa sorte!
Seja nosso seguidor no Twitter (@nubeestagios) e veja notícias diárias de ações, vagas de estágio e aprendizagem, palestras e muito mais. Assista nossos vídeos de dicas no YouTube e participe da nossa página no Facebook. Agora estamos também no Google+, Foursquare e no Linkedin. Esperamos você em nossas redes sociais!
O Nube também oferece cursos on-line voltados para a qualificação profissional de estagiários e aprendizes. Basta acessar o link www.nube.com.br/ead. Todos os serviços para o estudante são gratuitos.
