Você conseguiu o seu estágio, tem um computador só pra você e um e-mail para se comunicar. E agora? Todos sabemos como usar o e-mail, mas você sabe como utilizar essa ferramenta de comunicação nas empresas?
Não existem regras, nesse momento o bom senso é fundamental na hora de escrever e responder. No trabalho, o e-mail deve ser mais impessoal e mais informativo. Veja as dicas do Nube para você:
- Sempre preencha o assunto da mensagem para identificar o conteúdo. Isso ajuda a saber logo o teor do e-mail sem precisar abri-lo.
- Intimidade pode criar mal-entendidos, por isso mantenha a formalidade, mesmo entre colegas de departamento.
- Não responda e-mails de cabeça quente. Se ficar chateado ou nervoso com alguma mensagem espere para responder, quando estiver mais calmo.
- Deixe a mensagem o mais objetiva possível. Tópicos funcionam melhor do que longos parágrafos.
- Evite enviar e-mails desnecessários. Só responda a mensagem se isso for realmente preciso.
- Cuidado com anexos, algumas empresas proíbem a abertura desses arquivos por problemas de vírus.
- Ao copiar pessoas, tenha cautela. Esteja atento para separar quem são os destinatários e quem deve ter apenas o conhecimento do conteúdo.
- Questione-se se deve copiar seus superiores em todas as mensagens. Se incluí-los sem necessidade, pode perder a credibilidade.
- Sua assinatura é como um cartão de visitas. Nome, empresa, cargo e contatos são as informações necessárias. Cuidado com frases de auto-ajuda não condizentes com a realidade da empresa.
Lembre-se: você pode conversar pessoalmente ou por telefone com seus colegas de trabalho e clientes. Se quiser documentar a conversa, utilize um e-mail apenas para registro.
Roseane Queiroz, gerente operacional do Nube, ressalta o cuidado no uso do e-mail corporativo. O estagiário precisa conhecer a cultura da empresa e não abusar do e-mail para conversas pessoais, diminuindo assim a produtividade, afirma.
Siga as nossas dicas e faça bom uso do seu e-mail para conseguir sua efetivação!
